【書評＋活用法】シンプルTODOリスト仕事術 の感想と活用法
今日は当ブログ初の書評です！
早速ですが、その記念すべき本はこちら！
こんな人に読んでもらいたい
- どんなに頑張っても仕事が終わらない
- 目の前の仕事をこなすのでいっぱいいっぱい
- もっと余裕を持って仕事したい
- 早く仕事を終わらせて自分の時間が欲しい
購入者には無料でシンプルTODOリストがダウンロードできる特典がついてます。
最近はTodoistなどのアプリやツールも出ていますが、私はこのTODOリストを仕事で1年以上使っていてとても便利ですし、仕事で何度も助けられました。
会社のPCではそのようなアプリやツールが使用できない場合でも、excelさえあれば自分で作れるので、このシンプルTODOリストはお勧めです。
どんな本か
著者Shinさんについて
・現役の戦略コンサルタントでPlayersというオンラインサロンを運営しています。
戦略コンサルってだけで超絶忙しいにも関わらず、サロンの対応も完璧で本当にすごい方です。Playersについてはまた追々記事を書きたいと思います。
また、Shinさんの前著である通称「７つの仕事術」も大変参考になる仕事術が書かれていますので、こちらも今度記事にしたいと思います。
コピー1枚とれなかったぼくの評価を1年で激変させた 7つの仕事術
- 作者: Shin
- 出版社/メーカー: ダイヤモンド社
- 発売日: 2017/07/06
- メディア: 単行本（ソフトカバー）
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本の構成
■仕事が終わらない5つの原因
本書では仕事が終わらない原因を５つに分解してそれぞれの解決策について書かれています。その５つの要素がこちら。
- 仕事の目的を把握していない
- 具体的なTODOが見えていない
- 具体的なTODOを整理できていない
- TODOを処理する速度が遅い
- TODOが多すぎる
もしあなたが全然仕事が終わらない！と感じる状況であれば、この５つのうち、どこにボトルネックがあるのかを考えてみるといいかもしれません。
本書でも書かれていますが、書店に出回っている仕事術のほとんどは原因４「TODOを処理する速度が遅い」を解決する方法論だと思います。
個人的にインパクトが大きいと感じたのは原因１と２なので、私の実体験も含めて後半で詳しく書きたいと思います。
■関連記事
その他の詳細に関しては、Playersの方々が分かりやすく書評を書かれていたので、ご覧ください。
ささもとさん：実体験の話を交えて、特に原因１と２を詳しく書かれています。リアルな話ばかりですごく説得力があります。
森田さん：原因２の解決策である「多重視点」と「ロジックツリー」についてめっちゃわかりやすく書かれています。
印象に残った部分
■多重視点：顧客の視点にたった提案
営業で成績を残している先輩や上司は多重視点ができる人が多い印象です。
特に本書でも書かれていた「顧客の視点」を把握したうえで提案し、それが見事に刺さるパターンですね。そのために、顧客の担当者やその上司、役員など相手の社内状況や価値観を把握できる、聞き出せるリレーションを構築し、コミュニケーションを取っているのは自分ももっと吸収すべき部分だなぁと第2章を読んで考えさせられました。
■コラム：理解できる人とそうでない人
本編だけではなく、コラムもとても仕事に関係する内容でとても興味深い内容でした。
そのうちのひとつに「物事を理解できる4タイプの人とそうでない人」というコラムがあり、それを図にまとめたのが下の画像です。
私は転職して4年になりますが、転職した当初に一番苦労したのがコレでした。業務内容や業務フロー、業務で使われる単語の意味などが把握できてないにも関わらず、いきなり業務を担当することになり、まったく理解ができない状態でした。
（社内研修がほぼ皆無に等しく、いきなり現場に放り出される系の会社です。）
写真の一番右のように途中で理解できていない部分があり、そこで理解が止まってしまう、それ以降は相手が何を言ってるのか理解できなくなる。議事録を書いても良くわからない、理解できない。そんな状態でした。
新卒の社会人1年目や転職したばかりの方は、とにかく全体像の把握とインプットの徹底をお勧めします。
- 年間スケジュールや業務フローなど全体像の把握＝ゴールまでのステップが何個あるのかを理解しておく
- インプットの徹底＝各ステップを理解し、途中でボトルネックを作らない
途中でわからない部分が出てきたら、その場で質問したり調べて解消する。そうでないとステップがどんどん進んでより追いつくのが厳しくなります。
そのため、勇気を出して質問したり、調べられる環境を作っておく、ボトルネックを放置しないことを特に意識していたと思います。
同時に全体像を知っておくと、次のステップの予測ができたりと途中で止まるリスクが軽減できると思います。
シンプルTODOリストの活用法
インストールしたい部分
■インストールについて
ここからは備忘録的要素が強くなってしまうのですが、このシンプルTODOリストの仕事術は、PDCAとの互換性が高いというか、かなり応用できる部分が多いと感じました。応用というか、転用できるアイデアや方法を取り入れることを私は最近インストールという言葉を使うようにしています。
その理由としては、前回の記事parallel-investment.hatenablog.comで櫻田さんのコメントにあった
「メモ術やノート術はいろいろな人の多様な方法があり、自分に合った型をインストールして運用していく。」
まさにこの「インストールして、よりいいシステムを作って実行することで、自分の目標を効率的に達成するか」を20代は特に考え抜きたいと思っています。
このブログはそのシステムを作る備忘録でもあり、それが少しでも誰かの参考になればいいなぁと考えています。
■ロジックツリー
原因２の「具体的なTODOが見えていない」では、ロジックツリーを使ってTODOの洗い出しをしていました。ただ、このロジックツリーで分解するのが難しいんですよね。。
業務関連ならば業務フローに沿って分解していくのが割とスムーズかもしれません。
業務フローを書き出しておけば、マニュアル化や引継ぎなどにも転用できるかも。
ロジックツリーでの分解に関しては鬼速PDCAでも、少し共通項があったので、これもまた記事を書きたいと思います（更新予定）
■コスト/コントリビューションマトリクス
同じく「具体的なTODOが見えていない」では、ロジックツリーで分解したTODOをマトリクスを使って優先順位をつけていました。
これもPDCAの振り返り部分で洗い出した今後の課題やTODOを整理するのに転用できると思います。
本書では実践の難易度＝コスト、成果の多寡＝コントリビューションの2軸で優先順位付けをしてますが、2軸を自由に変えることも可能です。
有名なアイゼンハワーのマトリクスのように緊急度・重要性に2軸を変換して優先順位を決めても良いかもしれません。
TODOリストをどうアレンジしているか？
タイトルにシンプルTODOリストとあるとおり、excelで複雑なマクロを使わず簡単な関数のみを使っていますので、アレンジができる事も特徴の一つだと思っています。
そこで私がアレンジした一例をこちらで紹介しようと思います！
（日次スケジュールシート）
・30分刻みではなく、15分刻みにしてみる
⇒私の場合、分解したTODOが30分よりも短く終わるケースが多いため、リストを15分刻みにしています。デメリットとしては、行が多くなってしまうために一覧で表示ができないくらいですかね。
・予定列を追加して実績との差異分析
⇒TODOの左に一列追加して、朝にその日のアポや作業の予定を記入しています。
書評というよりは備忘録になってしまいましたが、この辺で。
